SIKLUS PENCATATAN
TRANSAKSI PADA SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI ( S I A )
Siklus pencatatan
transaksi pada sistem
informasi
akuntansi (S I A) di bagi
menjadi empat
bagian, yaitu :
Kegiatan ekonomi
yang mempengaruhi
aktiva dan
akuitas perusahaan
dicerminkan dalam
akun-akunnya, dan
diukur dalam
satuan mata uang.
Transaksi
keuangan yang paling umum
adalah pertukaran
ekonomi dengan pihak
eksternal.
Transaksi keuangan adalah
kegiatan bisnis
umum yang terjadi secara
rutin. Secara
efisien, perusahaan
mengelompkkan
jenis-jenis transaksi yang
sama kedalam
siklus-siklus transaksi
sebagai berikut :
Siklus Transaksi
Dalam siklus ini
terdapat tiga siklus
transaksi yang
memproses sebagian besar
aktivitas ekonomi
perusahaan,yaitu siklus
pengeluaran,
siklus konversi, dan siklus
pendapatan. Siklus-siklus
ini terdapat
dalam semua jenis
bisnis, baik yang
mencari laba
maupun yang nirlaba.
Siklus
Pengeluaran
Aktivitas bisnis
dimulai dengan
pemerolehan bahan
baku, properti, dan
tenaga kerja
melalui pertukaran dengan
kas, siklus
pengeluaran. Kebanyakan
transaksi
pengeluaran didasarkan pada
hubungan kredit
di antara mitra dagang.
Pengeluaran kas
aktual dilakukan pada
saat yang sama
dengan penerimaan
barang dan jasa.
Dalam siklus ini terdapat
subsistem-subsistem
utama yaitu ; sistem
pembelian/utang,
sistem pengeluaran kas,
sistem
penggajian, dan sistem aktiva
tetap.
Siklus Konversi
Siklus konversi
terdiri atas dua subsistem
utama ; sistem
produksi dan sistem
akuntansi biaya.
Sistem produksi
melibatkan
perencanaan, penjadwalan, dan
pengendalian
produk fisik melalui proses
produksi.
Sedangkan sistem akuntansi
biaya memantau
arus informasi biaya
yang berkaitan
dengan produksi.
Siskuls
Pendapatan
Siklus pendapatan
melibatkan pemrosesan
penjualan tunai,
penjualan kredit, dan
penerimaan kas
setelah penjualan kredit.
Transaksi siklus
pendapatan juga memiliki
komponen fisik
kas dan keuangan, yang
diproses secara
terpisah.
PENCATATAN
AKUNTANSI
Terdiri dari ;
Sistem Manual
Sistem manual
juga disebut sistem
tradisional yang
terdiri dari proses-proses
berikut ;
DOKUMEN. Dokumen
menyediakan bukti
dari kegiatan
ekonomi dan dapat
digunakan untuk
memulai pemrosesan
transaksi. Yang
terdiri atas : Dokumen
Sumber. Dokumen
sumber digunakan
untuk menangkap
dan menformalisasikan
data transaksi
yang diperlukan untuk
memproses siklus
transaksi. Dokumen
Produk. Dokumen
produk adalah hasil
dari pemrosesan
transaksi, bukan
dokumen yang
memicu mekanisme
proses. Dokumen
Perputaran . Dokumen
perputaran adalah
dokumen produk dari
satu sistem yang
menjadi dokumen sumber
dari sistem
lainnya.
JURNAL. Jurnal
adalah catatan ayat-ayat
secara
kronologis. Dokumen merupakan
sumber data bagi
jurnal. Terdapat dua
jenis jurnal,
yaitu : Jurnal Khusus. Jurnal
khusus digunakan
untuk mencatat kelas
transaksi khusus
yang muncul dalam
volume besar.
Kemudian Jurnal
Umum. Jurnal umum
digunakan untuk
mencatat
transaksi yang jarang terjadi
atau tidak sama.
BUKU BESAR. Buku
besar adalah buku
akun keuangan,
yang mencerminkan
pengaruh keuangan
dari transaksi setelah
dibukukan dari
berbagai jurnal. Terdapat
dua jenis buku
besar : Buku Besar
Umum. Berisi akun
perusahaan dalam
bentuk rangkuman
dari akun
pengendali, Buku
Besar Pembantu. Berisi
perincian akun
individual yang
membentuk akun
pengendali tertentu.
Sistem Berbasis
Komputer
Terdiri atas :
JENIS FILE.
Tersaji dalam empat jenis
file magnetis
yang berbeda : file
master umumnya
berisi data akun. Nilai
data dalam file
master diperbaharui dari
transaksi. File
transaksiadalah file
sementara yang
menyimpan catatan yang
akan digunakan
untuk mengubah atau
memperbaharui data
dalam file
master. File
referensi menympan data yang
digunakan sebagai
standar untuk
memproses
transaksi. File arsip berisi
catatan transaksi
masa lalu yang
dipertahankan
untuk referensi masa depan.
TEKNIK
DOKUMENTASI
Kemampuan untuk
mendokumentasikan
sistem dalam
bentuk grafik merupakan
keahlian penting
yang perlu dikuasai oleh
akuntan. Ada enam
teknik dokumentasi
dasar yang
diperkenalkan dalam bagian
ini, yaitu :
Diagram Arus Data
dan Diagram Relasi
Entitas
Dalam diagram ini
terdapat dua teknik
dalam mendesain
dan mendokumentasikan
sistem yang
banyak digunakan
adalah Diagram
Arus Data menggunakan
simbol-simbol
untuk menyajikan entitas,
proses, arus
data, dan penyimpanan data
yang berkaitan
dengan suatu sistem.
Kemudian Diagram
Relasi Entitas
adalah teknik dokumentasi
yang digunakan
untuk menyajikan relasi
antara entitas.
Entitas adalah sumber daya
fisik, kegiatan,
pelaku yang akan
digunakan oleh
organisasi untuk
mendapatkan data.
Hubungan
antara Diagram ER
dan Arus
Datamencerminkan
berbagai aspek dari
sistem yang sama,
namun saling
berhubungan dan
bisa direkonsiliasi.
Bagan Alir
Bagan alir adalah
representasi grafis dari
sistem yang
mendeskripsikan relasi fisik di
antara
entitas-entitas intinya. Bagan alir
dapat digunakan
untuk menyajikan
aktivitas manual,
aktivitas pemrosesan
komputer, atau
keduanya. Bagan alir
terdiri dari :
Bagan alir
dokumen digunakan
untuk
menggambarkan
elemen-elemen dari sistem
manual, termasuk
catatan akuntansi,
departemen
organisasional yang terlibat
dalam proses, dan
aktivitas yang
dilakukan dalam
departemen tersebut.
Bagan alir sistem
menggambarkan aspek-
aspek komputer
dalam sebuah sistem.
Bagan alir sistem
menggambarkan relasi
antara data
input, file transaksi, program
komputer, file
utama, dan laporan output
yang dihasilkan
oleh sistem
tersebut.
Pemrosesan batchmemungkinkan
efisiensi
manajemen untuk volume
transaksi dalam
jumlah besar. Batch
adalah sekelompok
transaksi yang serupa
yang diakumulasi
sepanjang waktu dan
kemudian diproses
bersama-sama. Bagan
alir program
digunakan untuk
memverifikasi
kebenaran logika program
dan membandingkan
antara bagan alir
dengan kode
program aktual untuk
menentukan apakah
program tersebut
pada kenyataannya
melakukan apa yanag
dideskripsikan
oleh dokumentasi.
Diagram Tata
Letak Record
Diagram tata
letak record digunakan
untuk
mengungkapkan struktur internal
record yang
membentuk file atau tabel
basis data.
Diadram tata letak biasanya
menunjukkan nama,
jenis data, dan
panjang setiap
atrribut dalam record.
Informasi
struktur data yang terperinci
diperlukan untuk
tugas-tugas seperti
identifikasi
jenis-jenis terentu kegagalan
sistem, analisis
laporan kesalahan, dan
desain uji logika
komputer untuk tujuan
audit dan
debugging.
SISTEM AKUNTANSI
BERBASIS
KOMPUTER
Sistem akuntansi
berbasis komputer di
bagi menjadi dua
kelompok besar : sistem
batch, dan sistem
real time. Sejumlah
konfigurasi
alternatif terdapat dalam
setiap kelompok.
Para desainer sistem
mendasarkan
pilihan konfigurasinya pada
berbagai
pertimbangan.
Perbedaan Antara
Sistem Batch dan Real-
Time
Perbedaan antara
sistem batch dan real
time :
Jangka waktu
infirmasi : Dalam sistem
batch terdapat
jeda antara waktu
terjadinya
kegiatan
ekonomi
dengan waktu
pencatatannya, sedangkan
pada sistem real
time pemrosesan
dilakukan pada
saat terjadi kegiatan
ekonomi.
Sumber daya :
Sistem batch umumnya
lebih sedikit
sumber daya yang
dibutuhkan,
sedangkan pada sistem real
time sumber daya
yang dibutuhkan lebih
banyak.
Efisiensi
operasional: pada sistem batch
record tertentu
diproses setelah peristiwa
terjadi untuk
menghindari penundaan
operasional,
sedangkan pada sistem real
time semua record
yang berkaitan dengan
peristiwa
doproses segera.
Pendekatan
Pemrosesan Data Alternatif
Sistem warisan
umumnya memiliki
aplikasi berbasis
mainframe, berorientasi
pada batch, serta
warisan yang awal
menggunakan file
datar untuk menyimpan
data, namun basis
data hirarkis dan
jaringan sering
berkaitan dengan era
sistem warisan
yang lebih maju.
Sedangkan sistem
modern cenderung
berbasis
klien-server dan memproses
transaksi secara
real time.
Pembaruan File
Master dari Transaksi
Baik pemrosesan
batch maupun
pemrosesan real
time yang digunakan,
pembaruan record
file utama mencakup
perubahan nilai
dari satu atau beberapa
field untuk
merefleksikan pengaruh dari
suatu transaksi.
Prosedur Pembuatan
Cadangan Basis
Data
Setiap record
dalam file datamemiliki
lokasi
tertentuatau alamat yang
ditentukan oleh
nilai kunci primernya.
Pemrosesan Batch
dengan Menggunakan
Pengumpulan Data
secara Real-Time
Pendekatan
pemrosesan data yang
populer, khususnya
untuk perusahaan
besar, adalah
menangkap secara elektronik
data transaksi
pada sumbernya ketika
terjadi.
Langkah-langkah
utama dalam proses ini
adalah :
1. Staf
departemen penjualan
menangkap data
penjualan pelanggan
yang berkaitan
dengan item yang
dibeli dan akun
pelanggan.
2. Sistem
kemudian memeriksa batas
kredit pelanggan
dari data dalam
record pelanggan
dan memperbaharui
saldo akunnya
untuk merefleksikan
jumlah penjualan.
3. Selanjutnya,
sistem memperbaharui
jumlah yang ada
di record persediaan
untuk
merefleksikan pengurangan
persediaan.
4. Record
penjualan kemudian
ditambahkan ke
file pesanan
penjualan, yang
di proses secara batch
pada akhir hari
kerja.
Setiap penjualan
pelanggan
memperbaharui
enam record akuntansi
berikut :
1. Piutang dagang
pelanggan
2. Item
persediaan
3. Pengendalian
persediaan
4. Pengendalian
piutang dagang
5. Penjualan
6. Harga pokok
penjualan
Pemrosesan
Real-Time
Sistem real time
memproses seluruh
transaksi pada
saat terjadi. Sistem
semacam ini
memiliki banyak potensi
keuntungan,
termasuk perbaikan
produktivitas,
pengurangan persediaan,
peningkatan
perputaran persediaan,
pengurangan jeda
dalam penaguhan
pelanggan, dan
perbaikan kepuasan
pelanggan.
Pemrosesan real time sesuai
dengan sistem
yang memproses volume
transaksi yang
rendah dan yang tidak
saling berbagi
record umum. Sistem ini
menggunakan
teknologi lokal area network
(LAN ) dan wide
area network (WAN )
secara luas.
Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.
BalasHapus